Projekt- und Teamassistenz (m/w/d) Hoch- und Infrastrukturbau

am Standort Hamburg

IHR AUFGABENFELD

• Organisation des Büroalltags mit Korrespondenz, Post und Telefon sowie Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement für Bereichs-, Projekt- und Bauleitung
• Ansprechperson für interne und externe Projektbeteiligte, Nachunternehmer und Lieferanten
• Unterstützung bei der Prüfung nach Nachverfolgung von Eingangsrechnungen der Lieferanten und Nachunternehmer sowie Zuarbeit bei der Rechnungsstellung (z.B. Aufmaßerstellung, Übersichtslisten, Dokumentenbearbeitung)
• Verwalten von Verträgen sowie Versicherungs- und Nachweisdokumenten und Führung der Projektakten
• Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement in DocuWare, Sharepoint und Teams
• Erstellung von Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und Auswertungen sowie Protokollführung bei Bau- und Projektbesprechungen
• Organisation von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben wie Onboarding, Zeiterfassung und der Organisation von Unterkünften für auswärtiges Baustellenpersonal
• Bestellwesen und Beschaffung von Büro- und Baustellenmaterial

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Industriekauffrau/-mann (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Team-, Projekt- oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Bauunternehmen, Planungs- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder Sharepoint von Vorteil
• Grundkenntnis kaufmännischer Abläufe wie Rechnungsbearbeitung, Bestellwesen und Reisekostenabrechnung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

WAS WIR IHNEN BIETEN

• HEGEMANN-REINERS Vorsorgeleistungen:
  • Betriebliche Krankenzusatzversicherung ohne Zuzahlung inkl. Gesundheitsbudget in Höhe von 300,-€ bis zu 900,-€ für ein umfangreiches Leistungsangebot
  • Berufsunfähigkeitsversicherung ohne Gesundheitsprüfung
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. EGYM WELLPASS
  • Betriebliche Altersvorsorge
• Beteiligungsprogramme für Mitarbeitende: Prämiertes Vorschlagswesen sowie "Mitarbeitende werben Mitarbeitende" u.v.m.
• Firmenrad-Leasing mit Company Bike
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung
• Corporate Benefits